Représentation fiscale

Les sociétés étrangères, non établies en Belgique, qui réalisent des opérations taxables sur le territoire belge sur lesquelles de la TVA locale est due, doivent, en principe, s’identifier à la TVA en Belgique. Une fois identifiées à la TVA, ces sociétés doivent se conformer aux formalités et obligations déclaratives en matière TVA au même titre que les sociétés belges.

Les opérations taxables suivantes, lorsqu’elles sont effectuées en Belgique par des sociétés étrangères, entrainent, dans leur chef, l’obligation de s’identifier à la TVA :

  • L’importation de biens meubles ;
  • Les prestations de services de construction et plus particulièrement, toutes les prestations de services liées à un bien immeuble (par exemple, les prestations d’auteur de projet, d’architecte, les prestations de surveillance et de sécurité, les services hôteliers, etc.) ;
  • L’octroi de droits d’accès à un évènement (foire, etc.) ;
  • L’acquisition intracommunautaire de biens en Belgique (c’est-à-dire des biens qui sont expédiés depuis un autre Etat membre de l’Union européenne vers la Belgique ;
  • La fourniture de biens situés physiquement en Belgique ;

Dans certaines situations, ces sociétés étrangères sont dispensées de l’obligation de s’identifier à la TVA en Belgique.

Ainsi, seule une analyse approfondie de la situation TVA de la société étrangère permettra de déterminer si une immatriculation à la TVA belge peut ou non être évitée.

Identification à la TVA et désignation d’un représentant fiscal

En principe, seules les sociétés non européennes ont l’obligation de désigner un représentant fiscal lors de leur identification à la TVA en Belgique. Les sociétés établies en Europe peuvent, quant à elles, demander directement un numéro TVA belge sans avoir à désigner un représentant fiscal.

Le représentant fiscal est solidairement responsable des éventuelles dettes TVA, pénalités et intérêts qui y sont liés et qui résulteraient des activités exercées par la société étrangère en Belgique.

C’est pour cette raison que l’administration de la TVA exige l’obtention d’une preuve de solvabilité de de la part du représentant responsable afin de s’assurer que ce dernier dispose d’une capacité financière suffisante pour le paiement des taxes dues résultant des opérations réalisées en Belgique par la société étrangère.

Cette preuve de solvabilité est généralement délivrée sous la forme d’une garantie bancaire, à savoir un document émanant d’une institution financière établie en Belgique qui confirme que la société dispose d’une garantie limitée à un montant maximum.

Les sociétés établies dans l’Union européenne peuvent également désigner un représentant fiscal pour accomplir leurs formalités et obligations déclaratives TVA en Belgique. Cette désignation est recommandée dans certains cas et plus particulièrement afin de pouvoir bénéficier du régime de l’auto-liquidation prévue à l’article 194 de la directive 2006/112/CE sur les ventes de biens ou de services faites par des sous-traitants non-établis.

TVA belge due pour des opérations exercées en Belgique

Les sociétés étrangères pourront récupérer la TVA belge payée à leurs fournisseurs/prestataires de services dans la mesure où les biens/services acquis sont utilisés aux fins de leurs activités soumises à la TVA.

Le droit à déduction de la TVA s’exerce via la déclaration TVA belge où les montants de TVA payés sur les achats sont déduits des montants de TVA portés en comptes aux clients.

Nos services

Notre connaissance et notre expertise pointues en matière de TVA nous permettent d’offrir une analyse pragmatique du statut TVA d’une société étrangère, tout en lui fournissant les optimisations fiscales potentielles dont elle pourrait bénéficier.

Notre cabinet peut vous aider avec les formalités suivantes :

  • Analyse de la situation : conseil et optimisation ;
  • Régimes de TVA spécifiques (licence de report TVA à l’importation, licence de remboursement mensuel de la TVA, etc.) ;
  • Solliciter l’application d’un régime particulier auprès de l’Office central des sociétés étrangères :
  • Identification à la TVA en Belgique (avec ou sans désignation d’un représentant) ;
  • Tenue d’une comptabilité TVA conforme aux exigences légales belges ;
  • Etablissement et dépôt des déclarations TVA périodiques ;
  • Etablissement et dépôt du registre intracommunautaire ;
  • Etablissement et dépôt du listing annuel de clients ;
  • Etablissement et dépôt des déclarations Intrastat ;

Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter Michaël Annaert, conseil fiscal agréé, associé gérant d’Alternative TVA ScSPRL (tel. 02.352.05.56 – email : mannaert@alternativetva.be)


Belgian VAT representation

Foreign companies that conduct VAT taxable operations within the Belgian territory are, in principle, liable to register themselves for VAT purposes in Belgium and therefore held to comply with the Belgian VAT formalities in a same way as Belgian companies do.

The following VAT taxable operations when performed in Belgium do, in most cases, trigger a mandatory VAT registration in the hands of the foreign company:

  • The importation of tangible goods;
  • The rendering of construction services and, more in particular, all kind of services that are sufficiently linked to an immovable good (e.g. architecture services, building surveillance and security services, hotel services, etc.);
  • The granting of admission fees to an event;
  • The intracommunity acquisition of goods in Belgium (i.e. goods that are dispatched as from another Member State to Belgium);
  • The supply of goods that are physically located in Belgium;

Nevertheless, the Belgian VAT authorities do foresee specific situations where it relieves the foreign company from the obligation to register for VAT in Belgium.

Hence, only an in-depth analysis of the foreign company’s Belgian VAT situation can provide a confirmation on the latter’s VAT compliance obligations in Belgium.

VAT identification with designation of a VAT representative

In principle, only non-EU companies have the obligation to appoint a VAT representative when registering for VAT in Belgium, whereas an EU established company can apply for a VAT number directly without having to appoint a VAT representative.

A VAT representative is held jointly liable for all eventual VAT debts, penalties and interest resulting from the activities that the foreign company would conduct in Belgium.

In the framework of Belgian VAT identification with designation of a VAT representative, a proof of solvability has to be delivered by the VAT representative, notably, as to show that the company disposes of a sufficient financial capacity in order to pay any VAT due that would result from the activities conducted Belgium.

Usually, such proof of solvability is delivered under the form of a so-called bank guarantee i.e. a document issued by a Belgian established financial institution according to which the latter confirms to provide the surety within a maximum amount.

Please note that EU established company may as well appoint a VAT representative, which would, in certain cases, even be recommended in view of the application of the general reverse charge mechanism aimed in article 194 of the VAT directive on the sales of goods/services performed by  non-established subcontractors.

Belgian VAT incurred in the framework of the activities conducted in Belgium

The foreign company will be able to recover the Belgian VAT charged by its suppliers/service providers to the extent the acquired goods/services are used for the purposes of its VAT taxable activity.

The so-called right of VAT deduction has to be exercised in the Belgian VAT return where the VAT deductible amounts will be offset with any Belgian VAT due resulting from the VAT taxable activities.

Our services

Our profound VAT knowledge and expertise allows us to provide in a clear language an overview of the foreign company’s Belgian VAT situation, providing as well the potential VAT optimisations that would benefit to the latter.

Our firm can help you with the following formalities:

  • Preliminary VAT analysis: advice and optimisation
  • Applying for specific VAT regimes (i.e. Import VAT deferral licence, Monthly VAT reimbursement licence, other);
  • Applying for a particular regime with the Central Office for Foreign Companies when appropriate;
  • Filing of the VAT number application file (with or without designation of a VAT representative;
  • Acting as a VAT representative for both EU and Non-EU companies
  • Keeping of a VAT accounting pursuant to the Belgian legal requirements;
  • Establishment and submission of the periodical VAT returns;
  • Establishment and submission of the intra community sales list;
  • Establishment and submission of the annual client list;
  • Establishment and submission of Intrastat returns.

For any further information regarding the above, please feel free to contact Michaël Annaert, Chartered Tax Adviser, managing partner (tel. 02.352.05.56 – email : mannaert@alternativetva.be).